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FAQs für Ausstellende

Anmeldung als ausstellende Firma

Der Anmeldeschluss ist am 5. August 2022.

Alle wichtigen Termine und Deadlines finden Sie ebenfalls auf unserer Webseite unter Messevorbereitung.

Nachdem Sie im Herbst Ihren Platzierungsvorschlag bestätigt haben, erhalten Sie etwa 3-4 Wochen später Ihre Auftragsbestätigung und Anzahlungsrechnung.

Die Anzahlungsrechnung enthält die Kosten für die Standmiete, das Media-Package und die AUMA-Gebühr.

Nach der Veranstaltung, etwa im März 2023, erhalten Sie Ihre Schlussrechnung. Diese Rechnung enthält alle Nebenleistungen, die Sie vorab im BECO-Shop oder vor Ort im beim Service für Ausstellende bestellt haben.

Das Media-Package stellt einen dynamischen Online-Katalog dar, der Ihnen als ausstellende Firma, als zusätzlicher und branchenspezifischer Marketing-Kanal zur Seite gestellt wird – während und nach der Messe. Er ist seit Jahren das etablierte Vor- und Nachbereitungs-Tool für die Besucher der Internationalen Grünen Woche.

In Ihrem Online-Eintrag können Sie ausführliche Informationen für Privat- und Fachbesucher*innen präsentieren. Damit Sie von Besuchenden einfach gefunden werden, wird Ihr genauer Standort in der Messehalle im dynamischen Hallenplan angezeigt. Des Weiteren haben Sie die Möglichkeit über das Networking-Tool neue Geschäftskontakte zu knüpfen.

Die Kosten für Hauptausstellende betragen EUR 399, für Mitausstellende sind es zusätzlich jeweils EUR 130.

Weitere Informationen und den detaillierten Leistungskatalog finden Sie in unserem PDF "Media-Package" (PDF, 117,0 kB).

Nach Ihrer Anmeldung erhalten Sie eine automatische Eingangsbestätigung mit einer Zusammenfassung Ihrer eingegebenen Daten. Sollten wir Rückfragen an Sie haben, melden wir uns so schnell wie möglich bei Ihnen.

Im Herbst erhalten Sie einen offiziellen Platzierungsvorschlag mit Ihrer detaillierten Standlage und Standgröße. Sollten Sie diesem Platzierungsvorschlag nicht zustimmen, können Sie nun Ihre Teilnahme noch immer ohne Gebühren absagen. Stimmen Sie dem Platzierungsvorschlag zu, gehen Sie mit uns einen verbindlichen Vertrag ein.

Das Ausfüllen der Standanmeldung der IGW gilt vorerst als Absichtserklärung, bzw. Wunsch, dem Ausstellenden ein Platzierungsangebot zu unterbreiten. Sie können also auch nach dem Anmeldeschluss Ihre Anmeldung noch zurückziehen.

Im Herbst versenden wir an alle Ausstellenden einen offiziellen Platzierungsvorschlag mit der genauen Verortung des Standes in der Halle sowie die Standgröße. Erst nach Bestätigung und Unterzeichnung dieses Platzierungsvorschlages gehen Sie einen Vertrag mit uns ein. Ab diesem Zeitpunkt müssen Sie mit Stornierungsgebühren rechnen, sollten Sie doch nicht mehr teilnehmen können.

Die Stornierungsgebühren betragen 25% der Standmiete, vorausgesetzt der Standplatz kann durch uns weitervermietet werden. Sollte der Standplatz zum Beispiel aufgrund von Kurzfristigkeit der Absage an keiner anderen ausstellenden Firma mehr unterbreitet werden, werden 100% der Standmiete als Stornierungsgebühr fällig.

Unsere Online-Standanmeldung finden Sie auf unserer Webseite, bitte folgen Sie dazu einfach diesem Link.

Füllen Sie die Standanmeldung bitte unter anderem mit Angabe Ihrer gewünschten Standform und -größe, Produkte und Kontaktdaten aus. Im Anschluss erhalten Sie eine automatische Eingangsbestätigung mit einer Zusammenfassung Ihrer Daten.

Bei Rückfragen wird sich unser Team bei Ihnen melden.

Sie können genau einen Mitausstellenden während des Anmeldeprozesses in der Online-Standanmeldung angeben.

Sollten Sie mehrere mitausstellende Firmen anmelden wollen, füllen Sie die Tabellenvorlage (PDF, 242,1 kB) aus und senden diese an: igw@messe-berlin.de.

Pro Mitausstellenden fallen Kosten in Höhe von EUR 130 für das Media-Package an.

Messevorbereitung

Die Ausweise für Ausstellende sowie Auf- und Abbauausweise erhalten Sie nach Bestätigung des Platzierungsvorschlags und Erhalt Ihrer Auftragsbestätigung und Anzahlungsrechnung.

Den Ausstellenden stehen kostenlose Ausweise in folgender Anzahl zu:
Bis 20 m² Standfläche 3 Ausweise sowie für weitere 10 m² Standfläche 1 zusätzlicher Ausweis.

Die kostenlosen Ausweise für Ausstellende werden der ausstellenden Firma per E-Mail von dem Ticketdienstleister Pretix in Form eines Codes zur Verfügung gestellt. Zusätzliche Ausweise müssen kostenpflichtig im BECO Webshop bestellt werden.

Im Bereich Marketing Services geben wir Hinweise, wie Sie Ihre Marketingstrategie optmieren können.

Nutzen Sie im vollen Umfang das Media-Package und die Onlinesuche der ausstellenden Firmen, um von den Besuchenden gefunden zu werden.

Weitere Sponsoring und Werbeoptionen sowie PR für Ausstellende geben Ihnen die Möglichkeit die Aufmerksam auf sich zu lenken.

Der BECO-Shop ist Ihre Bestellplattform für alle Produkte und Services, die Sie rund um den Auf- und Abbau Ihres Messestandes benötigen. Als registrierte ausstellende Firma können Sie ab Herbst jegliche Nebenleistungen online bestellen. Sie benötigen hierfür Ihre Hallen- und Standnummer.

Weitere Informationen erhalten Sie unter Messestand Services.

Im Bereich Messevorbereitung erhalten Sie jegliche Informationen zur Messeplanung im Vorfeld und Hinweise rund um Ihre Teilnahme vor Ort.

Unser Leitfaden "Informationen zur Führung der Stände" gibt Ihnen ebenfalls wertvolle Hinweise für Ihre Teilnahme an der Internationalen Grünen Woche.

Meldepflichtige Sachverhalte

Verfahrensweise für die Anbieter*innen verbrauchsteuerpflichtiger Waren (Erzeugnisse – Branntwein/branntweinhaltige Waren –, Bier, Schaumwein, Zwischenerzeugnisse sowie Kaffee/kaffeehaltige Waren) aus EU-Staaten auf der Internationalen Grünen Woche in Berlin:

Anzeige über den Bezug bzw. Besitz
Die Anzeige hat beim Hauptzollamt Berlin/ SG B/ AB 22/ Mehringdamm 129c, 10965 Berlin, im Voraus nach amtlich vorgeschriebenem Vordruck (2755/ 1833) zu erfolgen. In der Anzeige sind u.a. die wesentlichen Merkmale (Art, Menge, Alkoholgehalt oder Stammwürzegehalt) für die Besteuerung der verbrauchsteuerpflichtigen Waren anzugeben.

Sicherheitsleistung
Entsprechend der Angaben in der Anzeige haben Sie für die entstehende Steuer - vor dem Verbringen in das Steuergebiet bzw. vor dem Besitz im Steuergebiet - eine Sicherheit zu leisten. Die Sicherheit ist an das Hauptzollamt Berlin zu leisten.

Steueranmeldung
Nachdem die Steuer entstanden ist, haben Sie in Ihrer Eigenschaft als Steuerschuldner*in für die entstandene Steuer unverzüglich eine Steueranmeldung abzugeben.

Weitere Informationen
Näheres hierzu finden Sie ebenfalls in unserem PDF "Informationen zur Führung der Stände", Punkt 2.5. Weitere Informationen (z.B. Steuersätze, Vordrucke) finden Sie auf der Internetseite der deutschen Zollverwaltung www.zoll.de auch in englischer und französischer Sprache.

Bei sonstigen Fragen steht Ihnen der Zoll gerne zu Verfügung:
poststellesgb.hza-berlin@zoll.bund.de

Das Gesetz zum Schutz der Jugend in der Öffentlichkeit § 9 ist ausdrücklich zu beachten, insbesondere wenn Sie alkoholische Getränke anbieten. Ein entsprechender Auszug aus dem Gesetz ist deutlich sichtbar auf dem Stand auszuhängen. Wir bitten Sie, Ihre Standleiter*innen in diesem Sinne zu unterrichten. Dies gilt auch für geschlossene Veranstaltungen.

Eine Vorlage finden Sie hier zum Download (PDF, 1,7 MB).

Für die öffentliche Darbietung urheberrechtlich geschützter Musik mittels Ton- und Bildtonträger (z.B. CD, DVD, Blue-Ray, Flash-Speicher) für Instrumentalmusikaufführungen sowie für Musikdarbietungen bei der Wiedergabe von Hörfunk-, Fernsehsendungen und bei der Vorführung von Filmen bedarf es der Genehmigung der GEMA.

Das zentrale KundenCenter der GEMA beantwortet alle Fragen rund um die Themen Lizenzierung, Musikaufführung, Musikwiedergabe:

GEMA, Postfach 30 12 40, 10722 Berlin
T: +49 (0)30 5885 8999; kontakt@gema.de

Nutzen Sie auch den Online-Service der GEMA unter www.gema.de.

Für den Verkauf und Ausschank von alkoholischen Getränken (auch in Verbindung mit Speisen) zum Verzehr an Ort und Stelle ist eine gebührenpflichtige Gestattung gemäß § 12 des Gaststättengesetzes möglichst frühzeitig beim Bezirksamt Charlottenburg-Wilmersdorf von Berlin – Ordnungamt – Hohenzollerndamm 174–177, 10713 Berlin möglichst per E-Mail unter veranstaltungen@charlottenburg-wilmersdorf.de zu beantragen mit dem Antragsformular GastG-Gestattung-Antrag.

Für eine rechtzeitig vor Messebeginn beantragte Gestattung werden pro Stand Gebühren in Höhe von 136,- € erhoben (bitte beim Zeitaufwand berücksichtigen, dass die Erlaubnis vor Erteilung bezahlt werden muss).
Achtung, es finden Kontrollen statt! Wird der Antrag zu kurzfristig gestellt, beträgt die Gebühr 170,00 €. Müssen Gestattungen vor Ort auf der Messe ausgestellt werden, werden Gebühren von 200,00 € erhoben.(Preise Stand 2020)

Darüber hinaus weisen wir Sie darauf hin, dass Sie verpflichtet sind, an Ihrem Stand für alle Besuchenden sichtbar den Aushang für Jugendschutz (PDF, 1,7 MB) anzubringen, wenn Sie alkoholische Getränke und Tabakwaren jeglicher Art verkaufen. Bei Missachtung können Strafen erfolgen.

Rückfragen richten Sie bitte an:
Ordnungsamt Charlottenburg-Wilmersdorf,
Hohenzollerndamm 174-177,
2. Stock, Raum 2049/2051
10713 Berlin
T: +49 (0)30 9029 29045 /-29051 /-29052 /-29060
F: +49 (0)30 9029 29049
veranstaltungen@charlottenburg-wilmersdorf.de
Sprechzeiten nur nach telefonischer Vereinbarung.

Hygienische Anforderungen und Kennzeichnungspflicht

Seit dem 13. Dezember 2014 müssen die Vorschriften der EU-Verordnung 1169/2011 betreffend die Information der Verbraucher*innen über Lebensmittel (Lebensmittel-Informationsverordnung oder LMIV) eingehalten werden. Die LMIV sorgt u.a. für Vorgaben zur besseren Lesbarkeit (unter anderem eine Mindestschriftgröße), eine klare Kennzeichnung von Lebensmittelimitaten, eine verbesserte Allergenkennzeichnung vorverpackter Lebensmittel und die obligatorische Allergeninformation bei loser Ware. Seit dem 13. Dezember 2016 ist es außerdem Pflicht, auf vorverpackten Lebensmitteln die Nährwertkennzeichnung anzubringen.

Weitere Informationen zur Kennzeichnungspflicht von vorverpackten Lelbensmitteln sowie von Allergenen finden Sie unter Punkt 3.3 im PDF "Informationen zur Führung der Stände".

Die Europäische Kommission überprüft diese Liste regelmäßig und aktualisiert sie erforderlichenfalls. Die vollständige EU-Verordnung 1169/2011finden Sie hier.

Bei der Errichtung von Küchenbereichen zum Zubereiten von Speisen, die zur Abgabe und zum sofortigen Verzehr an Ort und Stelle bestimmt sind, sind die „Gesundheitspolizeilichen und bautechnischen Richtlinien“ sowie die Technischen Richtlinien der Messe Berlin zu einzuhalten.

Sämtliche Personen, die unverpackte Lebensmittel herstellen oder abgeben, müssen sich einer Belehrung nach dem Infektionsschutzgesetz unterzogen haben.

Auskünfte erteilt: Bezirksamt Charlottenburg-Wilmersdorf von Berlin, - Gesundheitsamt -, Lebensmittelpersonal- Beratungsstelle, Hohenzollerndamm 174 - 177, 10713 Berlin
T: +49 (0)30 9029 16290, vetleb@charlottenburg-wilmersdorf.de

Arbeitgeber*innen oder Dienstherren sind verpflichtet, ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter nach dem Infektionsschutzgesetz zu belehren; Die Belehrungspflicht durch den Arbeitgeber*in gilt für alle Mitarbeitenden die entsprechende Arbeiten (Herstellen, Behandeln oder Inverkehrbringen der im schriftlichen Belehrungsmaterial aufgezählten Lebensmittel) verrichten – auch solche, die noch mit der gültigen sog. „Roten Karten“ nach § 18 Bundesseuchengesetz arbeiten.

Die Bescheinigungen über die Belehrungen gemäß § 43 IfSG (Erstbelehrung und die Dokumentation der vom Arbeitgeber*in durchgeführten Folgebelehrungen) sind am Arbeitsplatz verfügbar zu halten, zur Vorlage bei Kontrollen durch das Veterinär- und Lebensmittelaufsichtsamt oder durch Mitarbeitende des Gesundheitssamtes. Fehlende Bescheinigungen über die Erstbelehrung durch das Gesundheitsamt oder einen vom Gesundheitsamt beauftragten Arzt oder Ärtzin und die Dokumentation von Folgebelehrungen können erhebliche Bußgeldzahlungen nach sich ziehen.

Weitere Informationen finden Sie unter Punkt 4 im PDF "Informationen zur Führung der Stände".

Rückfragen richten Sie an:
Beratungsstelle für Charlottenburg-Wilmersdorf
Bezirksamt Charlottenburg-Wilmersdorf von Berlin Gesundheitsamt Lebensmittelpersonal-Beratungsstelle Hohenzollerndamm 177, 10713 Berlin
T: +49 (0)30 9029 16299; lebensmittelpersonal-beratung@charlottenburg-wilmersdorf.de

  • Außerhalb der Verkaufsstände dürfen keine Lebensmittel gelagert, behandelt oder in den Verkehr gebracht werden.
  • Hygienische Lagerung sämtlicher Lebensmittel (staubgeschützt, erforderlichenfalls gekühlt) und Bedarfsgegenstände (z. B. Teller, Töpfe).
  • Wasser als Lebensmittel oder zu Reinigungszwecken darf nur aus Trinkwasserzapfstellen entnommen werden.
  • Die Wasserentnahme aus Toilettenräumen ist nicht zulässig.
  • Das grundsätzliche Rauchverbot in den Hallen ist unbedingt einzuhalten.
  • Saubere Arbeitskleidung für alle Standmitarbeitenden
  • Lebende Muscheln sind kühl bei + 2 bis + 10 ˚C zu lagern. Frische Austern dürfen nur von sachkundigem Personal mit Kenntnissen über deren Genussfähigkeit abgegeben werden.

Rückfragen richten Sie bitte an: Bezirksamt Charlottenburg-Wilmersdorf von Berlin – Veterinär- und Lebensmittelaufsichtsamt – Dillenburger Str. 57, 14199 Berlin T: +49 (0)30 9029 18407, E-Mail: vetleb@charlottenburg-wilmersdorf.de

In Anbetracht einer immer prekärer werdenden Tierseuchenlage auf dem europäischen Kontinent ist es erforderlich, ein hohes Niveau der Tierseuchenvorsorge und der Wachsamkeit und damit die Einhaltung der tierseuchenrechtlichen Vorschriften beim Verbringen ausländischer Waren auf das Messegelände Berlin und zur Biosicherheit für die Tierhaltungen in den Hallen 25 und 26 auf dem Messegelände zur IGW sicherzustellen.

  • Die Einfuhr von Schweinefleisch (Haus- und Wildschwein) oder Produkten mit Schweinefleisch aus ASP Restriktionsgebieten ist zur IGW verboten.
  • Dies gilt auch für Schweinefleischprodukte (Haus- oder Wildschwein) für den privaten Verzehr.
  • Dem Ausstellende obliegt der lückenlöse Nachweis für die Unbedenklichkeit seines Produktes.

Weitere Informationen finden Sie unter Punkt 7 im PDF "Informationen zur Führung der Stände" im Download Center.

Weitere Informationen finden Sie z.B. auch unter www.tierseucheninfo.niedersachsen.de.

Es gelten grundsätzlich die Allgemeinen Geschäftsbedingungen und die Technischen Richtlinien der Messe Berlin sowie die gültigen und anerkannten Regeln der Technik wie die DVGW Arbeitsblätter (speziell DVGW W551), DIN – Normen, VDE – Vorschriften, die einschlägigen Unfallverhütungsvorschriften (BGV C1) sowie die MVStättV und Trinkwasserverordnung. Zusätzlich gelten die folgenden Auflagen des Gesundheitsamtes des Bezirks Charlottenburg – Wilmersdorf: Zur Legionellenprophylaxe und damit zum Schutz von Messebesucher*innen und Beschäftigten muss das Wasser in allen Exponaten, in denen sich Wasser befindet und bei denen durch Wasserbewegung z.B. durch Springbrunnen, Wasserfälle, Wasserwände, Whirlpools, Badewannen u. ä. Aerosole entstehen können, permanent chemisch desinfiziert werden.

Weitere Informationen finden Sie unter Punkt 6 im PDF "Informationen zur Führung der Stände" im Download Center.

Für weitere Fragen steht Ihnen das Gesundheitsamt in Charlottenburg-Wilmersdorf zur Verfügung: Infektions-, Katastrophenschutz und umweltbezogener Gesundheitsschutz, Hohenzollerndamm 174 – 177, 10713 Berlin
T: +49 (0)30 9029 16162, hygiene@charlottenburg-wilmersdorf.de